Nyansattes introduksjon i bedriften

Endelig ser det ut til at rekrutteringsprosessen dere har jobbet mye for er i boks. Kandidaten dere håpet ville takke ja til stillingen gjorde det og har snart oppstart. Arbeidskontrakten er akkurat signert og kandidaten skal starte opp i stillingen i løpet av kort tid. Alle er fornøyde og gleder seg. Men hva nå? Hvordan bør den nyansatte tas imot i bedriften?

Hvorfor bør man satse på onboarding?

Å ha et godt opplegg for nyansatte i ny rolle er viktig og kanskje avgjørende for hva bedriften får tilbake av produktivitet på sikt? En god introduksjon vil bidra til at nyansatte kommer inn i arbeidsoppgavene godt, lærer å kjenne selskapet og knytter gode relasjoner innad i bedriften. Den nyansatte vil føle seg tryggere, mer ivaretatt og oppleve større mestring. En god onboardingprosess vil øke sjansen for at vedkommende blir værende i bedriften over flere år. Lykkes man som arbeidsgiver med å beholde ansatte over lengre tid vil bedriften nyte godt av ansattes arbeidskraft og produktivitet i årene fremover. Slik nås mål og resultater. Alle mennesker ønsker å oppleve at de mestrer og trives på arbeidsplassen, og derfor blir det viktig å gi dem denne muligheten fra starten av. En vellykket onboardingprosess blir derfor en viktig oppgave for både ledelsen og de eksisterende ansatte når nye ansatte kommer til.

Forbered onboardingen i god tid

Onboarding er leddet som kommer i etterkant av rekrutteringsprosessen. Fra rekrutteringsprosessen har vi allerede innhentet mye informasjon om den nyansatte. Vi har kartlagt nyansattes kompetanse, erfaringer og personlige egenskaper. Ut fra kunnskapen vi nå sitter på kan vi lage en god og tilpasset onboardingplan for nyansatte. Dette bør gjøres i god tid før oppstart. Nyansatte kan ikke bedriften, men er kanskje erfaren innen sitt fagfelt. Da bør hovedvekten i onboardingplanen første tiden ligge på det å bygge relasjoner innad, og lære bedriftens kultur å kjenne. Siden nyansatte er erfaren innen sitt fag så trenger hun eller han kun å introduseres for metodikk og system innad i bedriften. Som leder har man en fin mulighet under rekrutteringsprosessen til å vurdere hvordan man vil lede, påvirke, coache og videreutvikle kandidaten. Når onboardingplanen lages bør den også gjenspeile hvordan man ønsker å påvirke nyansatte på best måte.

Lag onboardingplanen detaljert

Å ha et detaljert opplegg for den nyansatte anbefales. En detaljert oversikt gjør at nyansatte, arbeidsgiver og eksisterende ansatte har noe konkret å forholde seg til. Detaljer i planen vil mest sannsynlig være enklere for den nyansatte. Eksisterende ansatte kan også gjerne involveres i flere av aktivitetene. Kanskje ønsker man å gå for en fadderordning? Her involveres èn eller flere eksisterende ansatte. Velg gjerne en som er på samme nivå og i tilsvarende stilling som nyansatte. Denne ansatte får et spesialet ansvar i selve onboardingsprosessen. For den eksisterende ansatte vil det være lettere sette seg inn i planen dersom den er detaljert. Husk også å sett opp en eller flere målsetninger for den første perioden til nyansatte. Dette tar dere alle fremover. Lag gjerne målsetningene konkrete og målbare. Ha også en klar plan på når dere skal måle resultatene, og hvordan dette skal gjøres. Kanskje er det et godt utgangspunkt å måle etter første og andre uke, og deretter hver måned fremover? Skal målingene foregå ved test av den nyansatte hvor poengscor gis helt konkret, eller skal målingene være mer en vurdering fra leder og nyansatte?

Hva bør en onboardingplan inneholde?

På en onboardingplan fremkommer gjerne målsetning, aktivitet, dag, tidspunkt og hvem som er ansvarlig for gjennomføringen. Planen kan for eksempel se ut som en mer tradisjonell timeplan som strekker seg over en gitt periode, eller den kan være mer fleksibel.

Innholdet i første del av en onboardingplan kan for eksempel være introduksjon av:

• Bedriften, avdelinger, eiere
• Eksisterende ansatte i egen avdeling, ansatte i nærliggende avdelinger
• Ledere, fagpersoner og stab
• Fadder
• Viktige eksterne aktører og personer
• Metodikk, måte å arbeide på
• Kurs og kompetanseheving
• Systemer
• Aktuelle tilganger
• Sikkerhet
• Tidspunkter for måling av onboardingen

Planen kan lages på en enkel måte i Word eller Excel, eller er man større og onboarder svært ofte i bedriften kan gode onboardingsystem kjøpes og integreres via applikasjon. Appen tilbyr også tester som kan gjennomføres av nyansatte. Testene sier noe om hvor langt den nyansatte er kommet i onboardingen. Her er det mange muligheter. Velg det som passer din bedrift. Det viktigste er innholdet i planen, og en god gjennomføring av onboardingen.

Snakk med den nyansatte

Gjennomgå planene for onboardingen med den nyansatte dag én. Gjennomgangen kan gjerne foregå på et noe mer overordnet plan, siden nyansatte selv kan lese planen i detalj. I samtalen snakker dere rundt planen og målsettinger som er laget for de neste ukene og månedene. På den måten vil mest sannsynlig nyansatte oppleve en ryddig og strukturert start. Å starte i ny stilling er ofte krevende, da det er mange nye inntrykk og mye informasjon som skal tas inn. Kanskje har også den nyansatte fått verdifull informasjon i rekrutteringsprosessen rundt onboarding? Muligens har dere allerede har snakket om hvordan bedriften pleier å onboarde nyansatte? Nå er det tid for å følge opp løftene!

Ledelse og utvikling

Som en del av utviklingen fremover bør leder en av de første ukene sette av konkret tidspunkt for en samtale. I samtalen snakker leder og nyansatte sammen om målsetninger som er gjort, og planer fremover for å bli enige om hvilken utvikling som er ønskelig. Finn sammen ut hva som skal til for å få til dette. Hva har fungert bra i onboardingen hittil, og hva ønsker nyansatte mer av? Utvid gjerne onboardingplanen utfra hva dere blir enige om. Avklar også konkrete dager og tider for videre oppfølging og samtaler. Onboarding vil gli over til å bli medarbeiderutvikling etterhvert som tiden går, og nyansatte blir mer og mer rutinert i sin stilling.