Hvor mye HR trenger dere?
To bedrifter, begge med 60 ansatte. Den ene har full oversikt over folkene sine. Den andre aner knapt hvem som gjør hva. Forskjellen har overraskende lite med antall ansatte å gjøre.
Hvor mye HR dere trenger handler mindre om antall ansatte enn folk tror. Det handler om hvor komplisert hverdagen er, hvor mye tid lederne faktisk har, og hvor mye dere har å tape hvis noe går galt. To bedrifter med like mange folk kan trenge helt ulike ting. Så i stedet for å bare forklare hva HR er, vil vi i denne artikkelen prøve å hjelpe deg med noe mer konkret. Å finne ut hvor dere faktisk står.
Hva regnes som en liten eller mellomstor bedrift?
I praksis snakker vi om bedrifter med under 250 ansatte. Innenfor den gruppen er det stor forskjell på en bedrift med 15 ansatte og en med 150. Men selve tallet sier overraskende lite om hvor mye HR dere trenger. En liten bedrift med høy turnover og mange deltidsansatte kan ha et større HR-behov enn en mellomstor bedrift med stabile team og lite utskifting. Størrelse er et utgangspunkt, men ikke et svar.
Når går HR fra å være «noe lederen håndterer» til et reelt behov?
I de fleste små bedrifter er det daglig leder som tar seg av HR ved siden av alt annet. Det fungerer helt fint. Helt til det ikke gjør det lenger. Signalene kommer gjerne gradvis: det blir flere ansatte å holde styr på, flere ledere som skal følges opp, mer sykefravær, flere rekrutteringer, og av og til en konflikt som drar ut i tid. Når lederen begynner å utsette vanskelige samtaler fordi de ikke er tid, eller når dokumentasjon blir liggende, er det et tegn på at dagens løsning ikke helt strekker til lenger.
Les også: hvor går du for din egen utvikling
Det viktigste HR-grunnarbeidet bør være på plass
Mange tenker nok at HR-strategien må kommer først, og at HR aktivitetene følger etterpå. I praksis fungerer det motsatt for de fleste mindre selskaper. For uten en grunnmur som fungerer i det daglige, blir strategien bare et dokument i en skuff. Så det å ha ryddige arbeidsavtaler, klare personalrutiner, en fungerende onboarding, oppfølging av sykefravær, HMS-arbeid som faktisk gjøres, medarbeidersamtaler som blir gjennomført, og retningslinjer folk vet om. Det er og bygge HR – gunnmuren solid.
HR handler ikke bare om systemer – lederne må kunne håndtere mennesker
Mye av det som kalles «HR-problemer» i et daglige er egentlig ledelse i praksis. Det er lederen som skal ta den vanskelige samtalen, følge opp en ansatt som ikke leverer, håndtere en konflikt mellom to kolleger, eller stå i en krevende sykefraværssak. HR kan lage gode rutiner og skjemaer for alt dette, men rutinene hjelper lite hvis lederen står alene når det faktisk gjelder. Derfor bør HR også handle om opplæring, sparring og tilgjengelig hjelp når det gjelder. Det er derfor HR og ledelse må henge sammen, ikke jobbe hver for seg.
"Målet er ikke at HR skal stå bak hver leder, men at ingen leder skal stå helt alene den dagen det virkelig gjelder."
De dyreste HR-problemene oppstår ofte når man venter for lenge
En konflikt som ikke tas tak i, blir sjelden mindre av å vente. Det samme gjelder uklar oppfølging av en ansatt som underpresterer, eller en personalsak lederen er usikker på. Jo lenger det går, desto flere blir involvert, og desto høyere blir kostnaden. I tid, stemning og arbeidsmiljø. En grei tommelfingerregel er, hvis du som leder kjenner at du utsetter en samtale fordi du ikke vet hvordan du skal ta den, er det tidspunktet du bør spørre om hjelp. Ikke når saken har eskalert.
Trenger dere en HR-ansvarlig, eller tilgang til HR-kompetanse?
Mange tenker automatisk at neste steg er å ansette en HR-ansvarlig når bedriften vokser. Dette er ikke alltid nødvendigvis riktig løsning. I praksis har dere tre valg. La ledelsen fortsette å håndtere det selv, ansette en egen HR-ressurs, eller knytte til dere ekstern HR-kompetanse ved behov. Hva som passer best avhenger av hvor ofte dere trenger hjelp, hvor komplekse sakene er, og hvilken kompetanse dere faktisk mangler. Ikke bare basert på antall ansatte som er på lønningslisten.
Slik vurderer du hvilket HR-behov dere har
Still deg disse spørsmålene:
- Får dere tak i, og beholder folkene dere trenger?
- Vet dere hva som gjør at ansatte trives og blir værende hos dere, eller slutter?
- Fungerer lederne godt i den daglige oppfølgingen av menneskene?
- Vet de ansatte hvem de skal gå til når noe er vanskelig?
- Har dere en onboarding som gjør at nyansatte kommer raskt i gang?
- Har lederne nok tid og kompetanse til å håndtere personalsaker selv?
- Vet dere hvor kompetansegapene i bedriften ligger, og hvordan dere tetter dem?
Om du svarer du «nei» eller «usikker» på flere av disse, er det et tegn på at dere har et gap dere bør tette. Enten internt eller med hjelp utenfra.
God HR skal gjøre lederne og bedriften bedre
Målet med HR er aldri mest mulig HR. Målet er at det skal bli enklere å lede godt, ta tak i problemer før de vokser, og bygge en bedrift som folk trives i. En liten eller mellomstor bedrift trenger ikke nødvendigvis en egen HR-avdeling. Men den bør vite hvor den henter riktig kompetanse den dagen behovet dukker opp – for det gjør den før eller siden.
Kjenner dere igjen flere av spørsmålene over uten gode svar? I NRA hjelper vi ledere i små og mellomstore bedrifter med å finne ut hvor de faktisk står, og hva som skal til for å tette gapet.
