Slik får dere kontroll på HR-året

Det er midten av november. Budsjettet for neste år skal ferdigstilles, tre medarbeidere har varslet at de vil ta ut restferie, en sykmelding har gått over åtte uker, og HR-ansvarlig spør om dere rekker medarbeidersamtalene før jul.

Ingen av delene er egentlig overraskende. Alt sammen kunne vært planlagt i februar. Og det er egentlig hele poenget med et HR-årshjul.

Hva er et HR-årshjul

Tenk på et HR-årshjul som en enkel plan for året, delt inn i tolv måneder. I hver måned står det hvilke personaloppgaver som skal skje akkurat da. Det gir dere både en huskeliste over det som må gjøres, og en plan for når det bør skje. Slik blir HR-arbeidet mer forutsigbart og mindre styrt av det som haster akkurat nå.

Poenget er ikke å lage enda et dokument som blir liggende i en mappe et sted. Poenget er å flytte oppgaver som uansett må gjøres, fra "noe vi tar når vi får tid til det",  til noe som skjer i mars, uten at noen av lederne trenger å holde det i hodet.

Ligger HR-planene bare i hodet på noen få av dere

De fleste bedrifter har allerede en form for årshjul, uten at noen har skrevet det ned. Alle vet at ferien skal planlegges før sommeren. Alle vet at lønnsoppgjøret kommer på et tidspunkt. Alle vet at budsjettet skal ferdigstilles i november. Problemet er at disse tingene lever i hodet til én eller to personer, i stedet for å stå skriftlig et sted alle kan se.

Og når den personen har ferie, er syk, eller slutter, så forsvinner oversikten med dem.

Et HR-årshjul løser det ene, enkle problemet. Det gjør personalarbeidet uavhengig av hvem som husker hva.

"Godt HR-arbeid handler om å ligge i forkant, ikke bare reagere når noe skjer"

Legg planen om våren, før året rekker å ta styringen

Uansett hvor travelt det er i akkurat deres bransje, finnes det som regel perioder hvor det er litt bedre rom for å løfte blikket. Våren kan være et godt tidspunkt til å se på resten av året før sommerferien, høstens aktiviteter og den daglige driften igjen fyller kalenderen.

Det er da dere bør stille spørsmålene som er enkle å utsette når hverdagen blir travel. Har vi riktig bemanning for det som venter? Er det kompetanse vi mangler? Er det medarbeidere eller ledere som trenger utvikling? Skal vi rekruttere i løpet av året? Hvordan ligger vi an med sykefravær og arbeidsmiljø? Og er det forhold i bedriften vi allerede nå ser at vi bør gjøre noe med?

Poenget med HR-årshjulet er nettopp å få slike spørsmål inn i kalenderen før de blir problemer som må løses raskt.

Planlegg HR-arbeidet før kalenderen fylles opp

Ser dere for eksempel allerede på våren at dere sannsynligvis trenger en ny selger til høsten, kan rekrutteringen planlegges i god tid. Ser dere at flere medarbeidere trenger kompetanseutvikling, kan tiltakene legges inn før kalenderne fylles opp. Og dersom medarbeidersamtaler, arbeidsmiljøarbeid eller lederutvikling skal gjennomføres i løpet av året, kan det settes av tid før andre prioriteringer tar plassen.

Et godt HR-årshjul gir ledelsen oversikt over hva som kommer, slik at viktige HR-oppgaver kan planlegges i stedet for å løses i siste liten.

Les også: Hvor mye HR trenger dere

Hva mangler dere av kompetanse

Kompetansekartlegging høres kanskje omfattende ut, men det kan starte med noen ganske enkle spørsmål. Hvilken kompetanse er bedriften avhengig av i dag? Hva trenger dere mer av fremover? Og hvis en av nøkkelpersonene deres sluttet i morgen, hvem kunne tatt over?

Hvis svaret på det siste spørsmålet er «ingen», har dere avdekket en sårbarhet som det kan være lurt å gjøre noe med. Kanskje kan kompetansen bygges internt gjennom opplæring og utvikling. Kanskje trenger dere å rekruttere. Poenget er å oppdage behovet før det blir akutt.

Gjør dere denne kartleggingen tidlig i året, har dere tid til å utvikle kompetansen dere allerede har, planlegge rekruttering eller fordele kunnskap på flere. Oppdager dere først gapet når en nøkkelperson sier opp, blir det langt vanskeligere å finne en god løsning.

Sommer gir ikke rom for overraskelser i ferieplanleggingen

Ferien bør planlegges i god tid. Arbeidsgiver skal drøfte tidspunktet for ferie med de ansatte, og arbeidstaker kan som hovedregel kreve å få beskjed om fastsatt ferie senest to måneder før ferien starter. Skal noen ha ferie tidlig i juni, bør ferieplanleggingen derfor være godt i gang lenge før sommeren.

Dette er også perioden hvor medarbeidersamtalene bør gjennomføres, mens folk fortsatt er på jobb og har overskudd til en ordentlig samtale. Unngå å presse det inn rett før alle drar på ferie.

I tillegg kan dette være et godt tidspunkt for å gjennomføre en vernerunde eller annen kartlegging av arbeidsmiljøet. Vernerunden kan brukes til å fange opp forhold som bør følges opp, og er en del av bedriftens systematiske HMS-arbeid.

Gjør dere dette, går sommeren av seg selv, i stedet for å den blir en en periode fylt med hastesamtaler og løsninger som burde vært avklart måneder i forveien

Høsten er tiden for å følge opp det dere planla om våren

Nå viser det seg om planen faktisk holdt. Er noen fortsatt sykmeldt, skal oppfølgingen være dokumentert underveis, slik at dere unngår å måtte rydde opp i etterkant. Nye medarbeidere som startet i vår bør ha en kort oppfølgingssamtale nå, ikke vente til neste års runde. Og har dere fulgt kompetansekartleggingen fra våren er dette tiden for å faktisk starte rekrutteringen dere så behovet for allerede da.Årsslutt handler om å lukke året, ikke å bare rekke det

Budsjettet for neste år skal ferdigstilles. Går bemanningsbehovet inn som et tall dere har visst om siden våren, blir denne prosessen en formalitet, og ikke en gjetteøvelse under tidspress.

Lønnsvurderinger bør også gjøres nå, mens dere har oversikt over hele året som har gått. Og minimum én gang i året bør noen faktisk lese gjennom personalhåndboken og sjekke at den fortsatt stemmer med hvordan dere faktisk jobber. Slik at den er til å stole på den dagen noen faktisk trenger å slå opp i den.

Da unngår dere novemberkaoset som ble nevnt tidligere i denne artikkelen. Dere unngår også restferien som dukker opp, samtalene som skulle vært tatt, og budsjettet som settes i siste liten. Ikke fordi dere hadde flaks. Men fordi dere hadde en plan.

Les også: hvor går du for din utvikling

Å eie årshjulet er vanskeligere enn å lage det

Det vanskeligste med et HR-årshjul er sjelden å lage det. Det er å sørge for at det faktisk blir brukt. Noen må følge opp gjennom året og passe på at det som er planlagt, også blir gjort. I mange små og mellomstore bedrifter er det nettopp dette som mangler. 

Vil dere ha et HR-årshjul som faktisk blir fulgt opp gjennom året?
NRA kan bidra både med å sette strukturen og følge den opp gjennom året. Dere vil motta mye mer enn bar et dokument. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat om hvordan det kan se ut i deres bedrift.