De stille ekspertene

Mange bedrifter er mer avhengige av enkelte ansatte enn de kanskje er klar over. Ofte oppdager man det først når en erfaren medarbeider blir syk, slutter eller går av med pensjon. Først da blir det plutselig tydelig hvor mye kunnskap og erfaring som har vært samlet hos én person. 

Hos NRA jobber vi med HR-rådgivning, lederutvikling og støtter bedrifter som ønsker å utvikle medarbeidere og ledere. Gjennom dette arbeidet ser vi ofte at kompetansen ikke alltid finnes hos de mest synlige medarbeiderne. Denne artikkelen handler om hvordan du kan oppdage de stille ekspertene i bedriften og ta vare på kunnskapen de sitter på. 

Den skjulte kompetansen i bedriften

Alle ledere vet godt hvem som er de synlige i bedriften. Dette er de ansatte som holder presentasjoner, de som snakker høyt i møter, og de som setter tydelige spor etter seg. Og disse blir ofte lagt merke til.

Samtidig finnes det en annen gruppe medarbeidere som sjelden får den samme oppmerksomheten. De tar ikke nødvendigvis ordet først, de markedsfører ikke egne resultater, og de er ofte mer opptatt av å løse oppgaver enn å snakke om dem. Likevel er det ofte disse personene bedriften er mest avhengig av.

Vi har ofte sett ledere bli overrasket når de oppdager hvor mye kritisk kunnskap som faktisk ligger hos mennesker som sjelden er i rampelyset.

Hvordan kritisk kunnskap blir usynlig

I mange bedrifter er synlighet blitt en slags valuta. Vi legger merke til dem som presenterer, leder prosjekter eller er aktive i interne diskusjoner. Det er ikke noe feil med det. Problemet oppstår når synlighet blir forvekslet med betydning.

For verdifull kunnskap utvikles ofte over lang tid. Den bygges gjennom erfaring, feil som er rettet opp og lært noe av, utfordringer som er løst og situasjoner som har blitt håndtert igjen og igjen. Og denne typen av kompetanse er ikke alltid lett å få øye på.

Det er et gammelt uttrykk som sier:

"Still waters run deep."

Det beskriver mange arbeidsplasser overraskende godt. De som sitter på den dypeste innsikten, er ikke nødvendigvis de som snakker mest om den.

Historien om den ansatte ingen snakket om

For et år siden fikk vi fortalt en historie om hva som hadde skjedd internt i en produksjonsbedrif. De opplevde nemlig stadig mindre driftsstans på en viktig maskin. Hver gang problemet oppsto, ble det løst raskt. Produksjonen fortsatte, og ingen tenkte særlig over saken. Alt var bra.

Så kom tiden for en erfaren medarbeider gikk av med pensjon. Og kort tid etter stoppet maskinen igjen. Men denne gangen ble den stående.

Flere andre ansatte forsøkte å løse problemet, men ingen av de fant årsaken. Etter hvert ble det tydelig at den pensjonerte medarbeideren satt på en kunnskap som aldri var blitt dokumentert, eller delt videre. Gjennom mange år hadde han opparbeidet seg en forståelse av utstyret som ingen andre hadde.

Det interessante var at han ikke var kjent som en nøkkelperson. Han var ikke den som ledet store prosjekter, han holdt sjelden presentasjoner og hadde ingen formell lederrolle. Likevel viste det seg at han var blant de viktigste personene i hele bedriften.

Og historien er langt fra unik.

Kjennetegn på ansatte med skjult ekspertise

De stille ekspertene finnes nemlig nesten i alle organisasjoner. Ofte er de lettere å kjenne igjen når man vet hva man skal se etter.

De blir gjerne kontaktet når saker blir kompliserte. Kolleger vet hvem de er, selv om ledelsen ikke alltid gjør det. De har ofte en evne til å løse problemer uten å skape oppstyr rundt seg. Når noe går galt, bidrar de til å finne løsninger. Når noe fungerer godt, fortsetter de bare arbeidet sitt.

Mange av dem er heller ikke spesielt opptatt av synlighet. De søker ikke nødvendigvis lederroller eller taletid i møter. Motivasjonen ligger ofte i faget, kvaliteten på arbeidet og ønsket om å få ting til å fungere.

Det gjør dem ikke mindre viktige. Tvert imot.

Slik finner du bedriftens stille nøkkelpersoner

For ledere handler dette først og fremst om nysgjerrighet.

Et av de enkleste spørsmålene man kan stille er: Hvem går folk til når de står fast? Svarene gir ofte et mer presist bilde av organisasjonens kunnskapsmiljø enn både organisasjonskart og stillingsbeskrivelser.

Det kan også være nyttig å legge merke til hvem som trekkes inn når krevende saker skal løses. Hvem skaper ro når problemer oppstår? Hvem sitter på kunnskap som få andre har? Hvem blir savnet når de er borte?

I medarbeidersamtaler kan et enkelt spørsmål gi verdifulle svar: «Hvis du skulle vært borte i seks måneder, hva ville vært vanskeligst å erstatte?»

Spørsmålet handler ikke bare om arbeidsoppgaver. Det handler om erfaring, relasjoner og innsikt som ofte er vanskelig å måle, men svært viktig å forstå.

Hvordan beholde og utvikle skjult kompetanse

Når disse medarbeiderne først er identifisert, starter den viktigste delen av arbeidet.

De trenger ikke nødvendigvis mer oppmerksomhet, men de trenger anerkjennelse. Mange ønsker heller ikke å bli presset inn i lederroller eller mer synlige posisjoner. Det betyr ikke at de mangler ambisjoner. Ambisjonene deres kan ganske enkelt være knyttet til faglig utvikling fremfor formell ledelse.

Ledere bør derfor skape arenaer hvor kunnskap kan deles på en måte som føles naturlig for den enkelte. Mentorordninger, faglige nettverk og erfaringsdeling kan være gode virkemidler.

Like viktig er det å redusere sårbarheten. Når kritisk kunnskap blir værende hos én person, gjør det organisasjonen mer utsatt. Målet må være at verdifull innsikt deles og utvikles videre.

Den virkelige verdien ligger ofte i det usynlige

De fleste bedrifter har mennesker som sjelden står fremst i rommet, men som likevel har stor betydning for resultatene. De løser problemer, hjelper kolleger og sørger for at virksomheten fungerer, ofte uten særlig oppmerksomhet.

Utfordringen for ledere er ikke å finne de som snakker høyest. De finner som regel seg selv.

Den virkelige lederoppgaven er å oppdage menneskene som gjør en forskjell hver eneste dag uten å be om oppmerksomhet. Det er ofte der den mest verdifulle kunnskapen finnes.