Den vanskelige samtalen

Det er noe du merker at ikke  fungerer helt som det skal. Men du lar det gå litt til. Som leder så tenker du at det ikke virker så alvorlig. Eller så er det bare litt ubehagelig å ta opp. Så du utsetter det. Men det som er lite nå blir sjelden mindre av seg selv. Ofte blir det motsatte. Og det er akkurat sånn mange utfordringer i en bedrift starter.  

Når du kjenner det, men tar ikke tak i det 

Det starter ofte med små ting. Det kan være en  oppgave som ikke blir fulgt opp. Noe som må gjøres på nytt. Eller en medarbeider du begynner å bruke litt mer energi på enn de andre.

Du legger merke til det, men det er fortsatt litt uklart hva problemet egentlig er. Så i stedet for å ta det opp, tilpasser du deg.

Du forklarer litt ekstra. Følger opp litt tettere. Kanskje tar du noe av ansvaret selv, bare for å få det til å flyte.

Og uten at du helt merker det, har du begynt å jobbe rundt problemet i stedet for å ta tak i det.

Hva som skjer når det går for lenge

Det som egentlig har vært et lite problem en stund, begynner å påvirke mer enn du tror.

Andre på teamet legger også merke til det. Noen må ta litt mer ansvar. Andre blir litt mer irritert enn de sier høyt. Samtidig bruker du mer tid enn du burde.

Du følger opp ekstra. Dobbeltsjekker ting. Tenker mer på situasjonen enn du egentlig har kapasitet til. Og det som kunne vært en enkel samtale tidlig, blir etter hvert en vanskelig situasjon.

 "Det vanskeligste er sjelden selve samtalen, men heller det å ta den i tide"

Når du som leder først får tatt samtalen 

Når du først bestemmer deg for å ta praten, er det mange ledere som går litt forsiktig frem. Det er jo forståelig. Ingen har lyst til at det skal bli ubehagelig, eller bli til en konflikt.

Så man pakker det litt inn. Snakker litt rundt det som egentlig er poenget. Kanskje håper man at den andre selv skal skjønne hva det gjelder. Men det skjer sjelden.

Ofte sitter begge igjen med en litt uklar følelse etterpå. Du føler kanskje at du har sagt noe viktig, mens medarbeideren ikke helt oppfatter hva som faktisk må endres.

Og da blir det som regel med den ene samtalen. Uten at det fører til noen reell endring. 

Slik kan du starte

Hvis du står i en slik situasjon, trenger det ikke være komplisert å komme i gang.

Det kan likevel være lurt å bruke noen minutter på å forberede seg. Tenk gjennom hva du vil si, og hva du ønsker å oppnå med samtalen. Det gjør deg tryggere og gjør det enklere å være tydelig.

Start med å være tydelig med deg selv på hva det faktisk handler om. Hva er det konkret som ikke fungerer?

Jo klarere du er på det, jo enklere blir det å ta det opp.

Tenk også gjennom hva du ønsker skal bli annerledes. Ikke bare hva som er problemet, men hva du forventer fremover.

Når du tar samtalen, hold det enkelt. “Jeg ønsker å ta opp noe jeg har lagt merke til, og høre hvordan du selv opplever det.”

I noen tilfeller kan det også være nyttig å følge opp med en ny samtale etter en stund. Ikke fordi det alltid er nødvendig, men fordi det kan være en god måte å sikre at det faktisk skjer en endring. Hvor stort behovet er, vil ofte avhenge av situasjonen

 Les også når alle ser til deg for svar

Hva gode ledere gjør i den vanskelige samtalen

Men de lederne som får dette til på en god måte, gjør det litt enklere. De sier tydelig hva de ser, hva som ikke fungerer, og hva som må bli annerledes fremover. Ikke på en hard måte, men på en klar måte. 

De holder seg til saken og situasjonen, uten å gjøre det personlig. De er konkrete, så det ikke blir rom for tolkning. I stedet for å snakke generelt, viser de til faktiske situasjoner, slik at medarbeideren forstår hva det gjelder.

De stiller også spørsmål underveis. Ikke for å “vinne” samtalen, men for å forstå hvordan medarbeideren selv opplever situasjonen. Det gir rom for innspill og forklaringer, og gjør det lettere å finne en vei videre sammen

Det gjør samtalen både tydeligere og mer rettferdig.

Det er ikke alltid like behagelig der og da. Men det gjør ting mye enklere enn å måtte ta det samme opp igjen senere, bare i en vanskeligere situasjon. 

Når ledere står alene i slike situasjoner 

Det som ofte gjør disse samtalene vanskeligere enn de trenger å være, er at mange ledere står alene i det.

Du skal både forstå situasjonen, håndtere personen og samtidig være tydelig på hva som må endres. Det er ikke alltid så enkelt.

Og når du er usikker selv, merkes det fort i samtalen. Da blir det ofte litt uklart. Litt forsiktig. Eller utsatt enda en gang.

Mange opplever at det ikke nødvendigvis handler om vilje, men om å ha noen å sparre med. Noen som kan hjelpe deg å sortere hva som faktisk er problemet, og hvordan du kan ta det opp på en god måte.

For når du er trygg på hva du skal si og hvorfor, blir også samtalen enklere å gjennomføre. 

Har du en situasjon du er usikker på hvordan du skal håndtere, kan det være nyttig å snakke med noen utenfor.

Ofte skal det ikke så mye til før det blir klarere.